Staffbase Onboarding-Checkliste Widget

Übersicht

Das Onboarding-Checklisten-Widget bringt strukturiertes Onboarding direkt ins Staffbase-Intranet. Neue Mitarbeitende sehen sofort nach dem ersten Login, was als Nächstes zu tun ist – keine E-Mail-Pakete, keine verlorenen Zettel, kein Nachfragen.

Warum dieses Widget?

Schlecht strukturiertes Onboarding ist ein häufiger Grund für frühe Kündigungen. Das Widget löst die drei häufigsten Onboarding-Probleme:

• ✅ Strukturiert: Aufgaben nach Tag 1, Woche 1, Monat 1 – nichts geht unter
• ✅ Personalisiert: Jede*r sieht nur die relevanten Aufgaben für Rolle und Standort
• ✅ Messbar: HR behält den Fortschritt aller Onboardings im Blick

Hauptfunktionen

1. Zeitbasierte Aufgabenstruktur

Das Widget gliedert Aufgaben in Phasen:

• Tag 1: IT-Zugänge bestätigen, Sicherheitsunterweisung, Team vorstellen
• Woche 1: Compliance-Training, Gebäudeführung, HR-Formulare ausfüllen
• Monat 1: Check-in mit Führungskraft, erste Projekte, Feedback-Runde

Jede Aufgabe enthält einen direkten Link zur zugehörigen Ressource – Schulungsplattform, HR-System oder Dokument. Fertige Aufgaben werden abgehakt – das schafft sofortiges Erfolgserlebnis.

2. Personalisierte Ansicht

Neue Mitarbeitende sehen automatisch ihre eigene Checkliste – gefiltert nach Abteilung, Standort und Rolle. Die Personalisierung nutzt die Staffbase-Nutzeridentität – keine manuelle Zuweisung nötig.

3. HR-Fortschritts-Dashboard

HR-Verantwortliche sehen alle laufenden Onboardings mit Fortschrittsbalken:

• Welche Aufgaben wurden erledigt?
• Wo gibt es Verzögerungen?
• Welche neuen Mitarbeitenden brauchen Unterstützung?

Kein manuelles Nachfragen mehr – der Überblick ist immer aktuell.

4. Deadline-Erinnerungen

Wichtige Aufgaben erhalten Fristen. Bei verpassten Deadlines sendet das Widget automatisch Erinnerungen – an die neue Person und optional an die HR-Kontaktperson.

Integration & Setup

Das Widget ist in unter 10 Minuten eingerichtet:

1. Widget aus der Galerie hinzufügen
2. Aufgaben und Zeitpunkte konfigurieren (Tag 1, Woche 1, Monat 1)
3. Ressourcen verlinken (Schulungsplattform, HR-Dokumente, Intranet-Seiten)
4. Personalisierungsregeln festlegen (nach Abteilung oder Rolle)
5. Veröffentlichen – neue Mitarbeitende sehen das Widget direkt nach dem Login

Häufige Fragen

Welche HR-Systeme lassen sich anbinden?

Das Widget lässt sich mit SAP HCM, Workday, LDAP/Active Directory und Microsoft Teams verbinden. Für kleinere Teams ist auch ein manueller CSV-Import möglich.

Kann jede*r Mitarbeitende nur die eigene Checkliste sehen?

Ja. Die Personalisierung nutzt die Staffbase-Nutzeridentität. Normale Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigene Liste. HR-Verantwortliche können das Dashboard für alle Onboardings freischalten.

Wie werden Aufgaben personalisiert?

Die Filterung erfolgt nach Abteilung, Standort und Rolle – diese Attribute werden direkt aus den Staffbase-Profildaten bezogen. Neue Attribute lassen sich im Widget Builder als Regeln konfigurieren.

Können Mitarbeitende Aufgaben kommentieren?

Ja, optionale Kommentarfelder können pro Aufgabe aktiviert werden – für Rückfragen oder Statushinweise.

Was passiert, wenn eine Deadline verpasst wird?

Das Widget sendet eine automatische Erinnerung. Falls die Aufgabe weiter offen bleibt, erscheint sie im HR-Dashboard als überfällig.

Best Practices

• Maximal 5–7 Aufgaben pro Phase – weniger Aufgaben, mehr Abschlüsse
• Erste Aufgabe = Profil ausfüllen – schafft sofortiges Erfolgserlebnis
• Jede Aufgabe mit direktem Link – kein Suchen im Intranet
• HR-Dashboard regelmäßig prüfen – frühzeitig eingreifen, bevor Aufgaben überfällig werden

Weiterführende Artikel

• 10 Staffbase Widget-Ideen für euer Intranet
• Staffbase Onboarding-Widget: Checklisten im Intranet