Hybrid Booking – Hotdesks & Räume im Intranet

Übersicht

Das Hybrid Booking Widget bringt Desk- und Raum-Buchung direkt ins Intranet. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Hotdesks und Meetingräume an ihrem Standort heute frei sind, und buchen mit einem Klick – ohne externes Tool, ohne Outlook-Kalender-Chaos.

Warum dieses Widget?

Hybrides Arbeiten funktioniert nur, wenn Mitarbeitende wissen, was sie im Büro erwartet. Wenn der Desk-Booking-Prozess bedeutet: separates Tool öffnen, Login, Standort auswählen, Etage klicken, Desk suchen, Zeitraum wählen, bestätigen – dann bucht niemand vorab. Und der „Team-Tag" im Büro wird zum Suchen-nach-einem-freien-Platz-Tag.

Das Hybrid Booking Widget macht es so einfach wie möglich:

• Sichtbarkeit – freie Desks und Räume direkt auf der Intranet-Startseite
• Ein Klick – Name und E-Mail kommen automatisch aus dem Staffbase-User-Context
• Standort-Scope – jedes Widget zeigt nur einen Standort, kein Navigieren durch Etagen
• Eigene Buchungen – im unteren Bereich sehen Mitarbeitende ihre bestehenden Buchungen

Typische Anwendungsfälle

🪑 Hybrides Arbeiten organisieren

Mitarbeitende checken morgens auf dem Smartphone, ob ihr Lieblingsdesk frei ist – und buchen ihn, bevor sie losfahren. Keine Überraschung bei der Ankunft.

🚪 Spontane Meetings möglich machen

Ein Teamgespräch muss schnell stattfinden, aber alle Outlook-Kalender zeigen „belegt". Das Widget zeigt die tatsächliche Raum-Verfügbarkeit – und ein Klick reserviert den Raum.

📊 Flächenauslastung verstehen

Facility Management sieht in der Data Table, welche Desks regelmäßig gebucht werden und welche leer bleiben. Datengetriebene Entscheidungen über Flächenplanung statt Bauchgefühl.

👥 Team-Tage koordinieren

Das Marketing-Team möchte jeden Mittwoch zusammen im Büro sein. Über das Widget buchen alle nebeneinanderliegende Desks – der Office-Tag wird zum echten Team-Tag.

Integration & Setup

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten:

1. Data Table im Widget Builder anlegen (Ressource, Typ, Standort, Buchung)
2. Desks und Räume als Zeilen eintragen
3. Widget auf die Intranet-Startseite ziehen
4. Tabellen-GUID und Standort eintragen
5. Veröffentlichen

Externe Systeme anbinden

Das Hybrid Booking Widget funktioniert sofort mit der integrierten Data Table – aber du kannst Buchungsdaten auch direkt aus deinem bestehenden Workplace-Management-System beziehen.

• Robin – Schreibtisch- und Raum-Verfügbarkeit aus Robin in Echtzeit im Intranet anzeigen
• Envoy – Workplace-Experience-Daten aus Envoy direkt ins Buchungs-Widget übernehmen
• deskbird – Hybrid-Workplace-Daten aus deskbird live auf der Startseite visualisieren
• Eptura Engage – Raumbuchungen und Desk-Sharing aus Eptura Engage automatisch synchronisieren
• Microsoft Bookings – Buchungen aus Microsoft 365 direkt im Intranet verwalten

Häufige Fragen

Was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig denselben Desk buchen?

Die zweite Buchung geht technisch durch, aber beim nächsten Laden des Widgets sieht die Person, dass der Desk bereits belegt ist. Für den Showcase-Einsatz ist das akzeptabel – für produktive Umgebungen empfiehlt sich ein serverseitiger Konflikt-Check.

Können Buchungen storniert werden?

Ja – über die Data Table im Widget Builder können Editoren einzelne Buchungszeilen löschen. Eine In-Widget-Stornierung ist als Erweiterung möglich.

Unterstützt das Widget wiederkehrende Buchungen?

Im aktuellen Setup sind Einzelbuchungen pro Tag vorgesehen. Wiederkehrende Buchungen können über einen automatisierten Import in die Data Table abgebildet werden.

Können mehrere Standorte in einem Widget angezeigt werden?

Jedes Widget ist auf einen Standort gefiltert. Für mehrere Standorte einfach mehrere Widget-Instanzen auf verschiedene Intranet-Seiten legen.

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