Mitarbeiter-Verzeichnis

Übersicht

Das Mitarbeiter-Verzeichnis macht Kolleg*innen im gesamten Unternehmen auffindbar. Mit intelligenter Suche, Organigramm-Ansicht und Click-to-Call verbinden sich Mitarbeitende in Sekunden – egal ob am Desktop oder auf dem Smartphone.

Warum dieses Widget?

“Wer ist für Thema X zuständig?” – Diese Frage kostet Unternehmen Stunden pro Woche:

• ✅ Sofort finden: Suche nach Name, Rolle, Abteilung, Standort oder Skill
• ✅ Direkt verbinden: Ein Klick für Anruf, E-Mail oder Chat
• ✅ Struktur verstehen: Organigramm zeigt Berichtslinien und Teams auf einen Blick

Hauptfunktionen

1. Intelligente Mitarbeitersuche

Die Suche findet Kolleg*innen blitzschnell – mit mehreren Filtermöglichkeiten:

• Volltextsuche über Name, Jobtitel und Abteilung
• Filter nach Standort, Abteilung oder Team
• Auto-Complete bei der Eingabe
• Alphabetische Sortierung oder nach Abteilung gruppiert

Das Ergebnis: In weniger als 3 Sekunden zum richtigen Kontakt.

2. Click-to-Call & Click-to-Email

Kontaktaufnahme ohne Umwege – direkt aus dem Verzeichnis:

• Telefon: Ein Tipp und der Anruf startet (Click-to-Call auf dem Smartphone)
• E-Mail: Öffnet direkt die E-Mail-App mit vorausgefüllter Adresse
• Chat: Verlinkung zu Microsoft Teams oder Slack
• Durchwahl: Interne Telefonnummer direkt sichtbar

3. Organigramm-Ansicht

Die visuelle Unternehmensstruktur auf einen Blick:

• Hierarchische Darstellung mit CEO an der Spitze
• C-Level und Abteilungsleiter als zweite Ebene
• Teams mit allen Teammitgliedern darunter
• Klick auf eine Person zeigt das Profil und die Berichtslinien
• Erweiterbar und navigierbar (Zoom & Pan)

4. Standort-Filter

Besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten:

• Zeige nur Kolleg*innen am gleichen Standort
• Wechsle zwischen Standorten per Dropdown
• Büro-Informationen (Gebäude, Etage, Raum)
• Verfügbarkeitsstatus (Online, Abwesend, Im Meeting)

Typische Anwendungsfälle

🆕 Onboarding: “Wer ist mein Ansprechpartner?”

Neue Mitarbeitende finden sofort ihre Teamkolleg*innen, die HR-Kontaktperson und ihre Führungskraft – mit Foto, Telefonnummer und E-Mail.

🏢 Multi-Standort: “Wer sitzt in München?”

Für standortübergreifende Projekte: Filtern Sie nach Standort und finden Sie Kolleg*innen vor Ort – inkl. Gebäude und Raumnummer.

👥 Führungskraft: Mein Team

Manager sehen ihr gesamtes Team in der Abteilungs-Ansicht – mit Verfügbarkeitsstatus und direkten Kontaktmöglichkeiten.

🔍 Experten-Suche

“Wer kennt sich mit SAP-Integration aus?” – Suche nach Skills oder Fachbereichen findet die richtigen Expert*innen.

Integration & Setup

Das Mitarbeiter-Verzeichnis ist in wenigen Minuten eingerichtet:

1. Widget wählen – Aus der Widget-Galerie hinzufügen
2. Datenquelle verbinden – Staffbase-Profile, SAP SuccessFactors oder Azure AD
3. Ansicht konfigurieren – Karten-Grid, Liste, Organigramm oder Abteilungen
4. Felder auswählen – Welche Kontaktdaten angezeigt werden sollen
5. Veröffentlichen – Fertig!

Optional: Dark Mode, Verfügbarkeitsstatus oder erweiterte Suchfilter aktivieren.

Design-Optionen

Ansichtsmodi

• Karten-Grid: Profilkarten mit Avatar, Name und Kontakt-Buttons
• Kompakte Liste: Platzsparende Darstellung mit Schnellzugriff
• Organigramm: Visuelle Hierarchie mit Berichtslinien
• Abteilungs-Ansicht: Horizontal scrollbare Teams
• Dark Mode: Für dunkle Themes und Infoscreens

Anzeigeoptionen

• Profilbilder oder Initialen-Avatare
• Verfügbarkeitsstatus (farbcodiert)
• Standort und Büroinformationen
• Abteilungs-Tags
• Direktberichte und Vorgesetzte

Häufige Fragen

Woher kommen die Mitarbeiterdaten?

Das Widget nutzt die Staffbase-Nutzerdaten. Optional können Daten aus SAP SuccessFactors, Azure AD, Workday oder anderen HR-Systemen synchronisiert werden.

Können Mitarbeitende ihre eigenen Daten bearbeiten?

Die angezeigten Daten stammen aus dem Quellsystem. Änderungen erfolgen über das HR-System oder die Staffbase-Profilverwaltung.

Ist das Widget DSGVO-konform?

Ja, es werden nur Daten angezeigt, die im Quellsystem für das Verzeichnis freigegeben sind. Mitarbeitende können ihre Sichtbarkeit in den Profileinstellungen steuern.

Funktioniert die Suche auch auf dem Smartphone?

Ja, die Suche ist vollständig mobil-optimiert. Click-to-Call startet direkt den Anruf auf dem Smartphone.

Best Practices

📌 Dos

• Profilbilder aktivieren: Gesichter machen das Verzeichnis persönlicher
• Standort-Filter nutzen: Besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten
• Organigramm anbieten: Hilft neuen Mitarbeitenden, die Struktur zu verstehen
• Mobile testen: Viele nutzen das Verzeichnis unterwegs

⚠️ Don’ts

• Zu viele Datenfelder anzeigen (überfordert die Nutzer)
• Private Kontaktdaten veröffentlichen (Datenschutz!)
• Veraltete Daten anzeigen (regelmäßige Synchronisierung einrichten)
• Organigramm ohne gepflegte Berichtslinien aktivieren