Dokumenten-Bibliothek

Übersicht

Die Dokumenten-Bibliothek bringt Dateien aus Microsoft SharePoint und Google Drive direkt in dein Staffbase-Intranet. Mit vertrauter Ordnerstruktur, automatischer Berechtigungsübernahme und verschiedenen Darstellungsoptionen finden Mitarbeiter ihre Dokumente schnell und einfach.

Warum dieses Widget?

Dokumente sind über verschiedene Systeme verstreut — SharePoint, Google Drive, lokale Laufwerke. Die Dokumenten-Bibliothek bündelt alles an einem Ort:

• ✅ Zentral: Alle Dokumente im Intranet gebündelt
• ✅ Sicher: Berechtigungen werden automatisch übernommen
• ✅ Aktuell: Live-Synchronisierung mit der Quelle
• ✅ Vertraut: Ordnerstruktur wie im Dateimanager

Hauptfunktionen

1. Navigierbare Ordnerstruktur

Mitarbeiter navigieren durch eine vertraute Ordnerstruktur:

• Breadcrumb-Navigation für schnelle Orientierung
• Farbcodierte Ordner-Kategorien
• Dateizähler pro Ordner
• Suchfunktion über alle Dateien

2. SharePoint & Google Drive Integration

Native Anbindung an die gängigsten Cloud-Speicher:

• Microsoft SharePoint Online
• Google Drive / Google Workspace
• Automatische Synchronisierung
• Verbindungsstatus auf einen Blick

3. Automatische Berechtigungen

Jeder Mitarbeiter sieht nur das, was er sehen darf:

• Berechtigungen aus SharePoint/Google Drive übernommen
• Keine doppelte Rechteverwaltung nötig
• DSGVO-konform
• Audit-Trail für Compliance

4. Verschiedene Ansichten

Wähle die optimale Darstellung:

• Datei-Browser: Klassische Ordner- und Dateiansicht
• Tabellen-Ansicht: SharePoint-ähnliche Tabellenansicht
• Kachel-Ansicht: Übersichtliche Dokumenten-Kacheln
• Listen-Ansicht: Kompakt für Seitenleisten

Typische Anwendungsfälle

📂 HR-Dokumentenportal

Onboarding-Checklisten, Urlaubsanträge und Richtlinien zentral bereitstellen.

📋 Unternehmensrichtlinien

IT-Sicherheitsrichtlinien, Brand Guidelines und Compliance-Dokumente für alle zugänglich.

📁 Projekt-Dokumentation

Projektbezogene Dateien direkt im Intranet-Kanal verfügbar machen.

📊 Berichte & Vorlagen

Aktuelle Berichte und Vorlagen an einem zentralen Ort bereitstellen.

Integration & Setup

Das Widget lässt sich in unter 5 Minuten einrichten:

1. Widget aus der Galerie auswählen
2. SharePoint oder Google Drive verbinden
3. Ordner auswählen, die angezeigt werden sollen
4. Darstellungsvariante wählen und veröffentlichen

Berechtigungen werden automatisch synchronisiert.

Design-Optionen

• Datei-Browser: Klassisch mit Ordnern, Dateien und Breadcrumbs
• SharePoint-Tabelle: Tabellenansicht mit Spalten für Datum, Autor und Größe
• Dark Mode: Modernes Design für dunkle Themes
• Compact Sidebar: Platzsparende Sidebar mit zuletzt geänderten Dateien
• Kachel-Grid: Übersichtliche Kacheln für Schnellzugriff

Häufige Fragen

Welche Cloud-Speicher werden unterstützt?

Microsoft SharePoint Online und Google Drive / Google Workspace. Weitere Quellen auf Anfrage.

Werden Berechtigungen automatisch übernommen?

Ja, die Zugriffsrechte aus SharePoint oder Google Drive werden automatisch synchronisiert. Jeder Nutzer sieht nur berechtigte Dokumente.

Kann ich bestimmte Ordner ausblenden?

Ja, du wählst genau aus, welche Ordner und Dateien im Widget angezeigt werden sollen.

Wie aktuell sind die angezeigten Dokumente?

Die Dokumente werden in Echtzeit synchronisiert. Änderungen in SharePoint oder Google Drive erscheinen sofort im Widget.

Best Practices

• Ordnerstruktur: Klare Ordnernamen und logische Hierarchie verwenden
• Berechtigungen prüfen: Vor Veröffentlichung die Zugriffsrechte testen
• Prominente Platzierung: Auf der Startseite oder in einem dedizierten Kanal platzieren
• Versionierung: Dateinamen mit Versionshinweisen nutzen