Staffbase personalisieren mit dem JASP Widget Builder – ohne Entwickler, ohne Wartezeit
Wer in einem Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitenden für die interne Kommunikation verantwortlich ist, kennt das Problem: Die Plattform steht, Staffbase ist ausgerollt, die App ist installiert. Aber die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen. Mitarbeitende öffnen die App einmal, finden nichts, was sie persönlich betrifft, und kommen nicht wieder.
Der JASP Widget Builder erweitert Staffbase um personalisierte Widgets, die Redaktionsteams selbst pflegen können. Ohne Programmierung, ohne IT-Ticket für jede Änderung.
Was wir bei Kunden immer wieder sehen
Technisch funktionieren die meisten Intranet-Lösungen einwandfrei. Das Problem liegt woanders: in der Relevanz der Inhalte und in der Frage, wer sie wie schnell anpassen kann.
Alle bekommen alles – und niemand liest es
Wenn der Produktionsmitarbeiter in Hamburg dieselben News sieht wie die Marketing-Managerin in München, sinkt die Aufmerksamkeit schnell. Die Staffbase-App wird zum digitalen schwarzen Brett, an dem man vorbeigeht.
Was der Widget Builder hier ändert:
Widgets lassen sich gezielt nach Standort, Abteilung oder Rolle ausspielen. Der Produktionsmitarbeiter sieht seinen Schichtplan und den Kantinen-Speiseplan für seinen Standort. Die Marketing-Managerin sieht Meeting-Raum-Buchungen und aktuelle Projekt-Updates. Das klingt simpel, macht aber in der Praxis einen enormen Unterschied.
So sieht das konkret aus:
Produktionsmitarbeiter Standort Nord:
→ Kantinen-Speiseplan Standort Nord
→ Schichtplan-Updates
→ Shuttle-Zeiten zur Frühschicht
Office-Team Standort Süd:
→ Parkplatz-Verfügbarkeit
→ Meeting-Raum-Buchungen
→ ÖPNV-Verbindungen
Jede kleine Änderung wird zum IT-Projekt
Bei einem Energieversorger mit 3.000 Mitarbeitern haben wir gesehen, dass selbst eine Textänderung auf der Startseite ein IT-Ticket erforderte. Durchlaufzeit: zwei Wochen. Das Kommunikationsteam war frustriert, weil es nicht eigenständig reagieren konnte.
Was der Widget Builder hier ändert:
Redakteure öffnen den Widget-Editor direkt in Staffbase, passen Inhalte an und veröffentlichen sofort. Die IT wird bei der Ersteinrichtung eingebunden, danach arbeitet das Kommunikationsteam eigenständig.
Typischer Workflow:
Klassisch:
Änderungswunsch → IT-Ticket → 2 Wochen Wartezeit → Umsetzung
Mit Widget Builder:
Änderungswunsch → Widget-Editor öffnen → 5 Min Anpassung → Live
Informationen, die Mitarbeitende wirklich jeden Tag brauchen
Was gibt es heute in der Kantine? Wann fährt der nächste Bus vom Campus? Wo finde ich das aktuelle Antragsformular? Diese Fragen beantworten sich nicht mit einer News-Meldung. Sie erfordern Widgets, die automatisch aktuelle Daten anzeigen.
Was der Widget Builder hier ändert:
Dynamische Widgets ziehen Daten aus vorhandenen Systemen und zeigen sie dort an, wo Mitarbeitende sie erwarten: auf der Startseite der App, im Intranet, auf dem Handy.
Was der Widget Builder konkret kann
Personalisierung nach Standort, Rolle und Gruppe
Inhalte lassen sich über Targeting-Regeln gezielt ausspielen. Das funktioniert über Staffbase-Attribute wie Standort, Abteilung oder benutzerdefinierte Felder. Die Regeln legt das Redaktionsteam selbst an.
No-Code-Pflege durch Redakteure
Die Widget-Verwaltung kommt ohne Code aus. Vorlagen für typische Anwendungsfälle wie News-Kacheln, Speisepläne oder Countdowns sind vorkonfiguriert. Design-Anpassungen an die eigene Corporate Identity sind direkt im Editor möglich.
Erprobte Widget-Vorlagen
Wir liefern keine leere Leinwand, sondern getestete Vorlagen aus echten Kundenprojekten: News-Widgets, Speiseplan-Widgets, Jubiläums-Widgets, ÖPNV-Widgets und mehr.
Integration mit Microsoft 365 und SharePoint
Der Widget Builder liest Daten aus SharePoint-Listen und Microsoft 365 und zeigt sie direkt in Staffbase an. Keine Doppelpflege, keine manuellen Exporte.
DSGVO-konform und sicher
Rollenbasierte Sichtbarkeit, EU-Datenhosting, keine Datenverarbeitung außerhalb der Staffbase-Umgebung.
Technische Architektur
Der Widget Builder dockt an die vorhandene Staffbase-Infrastruktur an. Es gibt keine eigene Systemlandschaft, keinen zusätzlichen Wartungsaufwand.
Integration & Architektur
Microsoft 365 / SharePoint
↓
Widget Builder API
↓
Staffbase Platform
↓
App + Intranet + Web
Was das technisch bedeutet:
- Inhalte aus Microsoft 365 und SharePoint werden direkt angezeigt
- Single Sign-On über Staffbase, kein separater Login
- REST-API für Anbindungen an Drittsysteme (HR, Kantinensystem, ÖPNV)
- Kein eigener Server, kein eigenes Hosting
Widgets aus echten Projekten
News-Widgets im Rasterformat
Bei einem internationalen Konzern mit acht Standorten haben wir ein News-Widget entwickelt, das Unternehmensmeldungen als Bild-Kacheln darstellt. Die Redaktion kann Kategorien zuweisen, und Mitarbeitende filtern nach Themen, die sie betreffen. Die mobile Ansicht passt sich automatisch an.
Speiseplan-Widgets
Für ein Produktionsunternehmen mit vier Kantinen haben wir Widgets gebaut, die den Speiseplan automatisch aus dem Kantinensystem ziehen. Allergene und Nährwerte werden angezeigt, vegetarische und vegane Optionen lassen sich filtern. Das Ergebnis: Die Kantine-Seite wurde zur meistbesuchten Seite in der App.
ÖPNV-Widgets
Unternehmen auf einem Campus außerhalb der Innenstadt brauchen aktuelle Abfahrtszeiten. Unser ÖPNV-Widget zeigt Live-Daten der lokalen Verkehrsbetriebe, inklusive Verspätungen und alternativer Routen. An Standorten mit Firmen-Shuttle wird der Shuttle-Plan integriert.
Jubiläums-Widgets
Das Jubiläums-Widget zieht Daten aus dem HR-System und zeigt automatisch Dienstjubiläen an. Teams können direkt gratulieren. Bei einem unserer Kunden hat das die Interaktion in der App merklich erhöht, weil plötzlich ein persönlicher Anlass zum Öffnen der App bestand.
Countdown-Timer
Countdown-Widgets für Events, Messen oder interne Aktionen lassen sich in Minuten aufsetzen. Dynamische Zeitanzeige mit automatischer Aktualisierung. Mehrere Events können parallel laufen.
Warum JASP?
Ehrlich gesagt: Der Widget Builder ist kein Raketenwissenschaft-Produkt. Was uns von generischen Lösungen unterscheidet, ist die Erfahrung aus über 20 Jahren Microsoft-Projekten und die Spezialisierung auf die Staffbase-Plattform.
Wir kennen die typischen Stolpersteine bei der Einführung. Wir wissen, welche Widget-Typen in welcher Branche funktionieren. Und wir haben den Widget Builder so gebaut, dass Redaktionsteams ihn tatsächlich nutzen, nicht nur die IT-Abteilung.
Was wir mitbringen
Microsoft-Technologien: SharePoint Online und On-Premises, Microsoft 365, Azure-Services, Power Platform. Wir wissen, wo die Daten liegen und wie man sie sauber anbindet.
Staffbase-Erweiterung: Widget-Entwicklung, API-Integrationen, SSO-Anbindung. Wir kennen die Plattform im Detail.
Einführungsbegleitung: Schulungen für Redaktionsteams, Workshops für Use-Case-Entwicklung, Support nach dem Go-Live. Was wir bei Kunden gelernt haben: Das beste Widget bringt nichts, wenn niemand weiß, wie man es pflegt.
So läuft eine Einführung ab
Phase 1: Analyse (1-2 Wochen)
Bedarf klären
- Welche Informationen brauchen Mitarbeitende wirklich täglich?
- Wo entstehen Reibungspunkte im Arbeitsalltag?
- Welche Inhalte werden aktuell über Umwege gesucht (E-Mail, Teams-Chat, Aushang)?
Zielgruppen definieren
- Standorte und Rollen erfassen
- Unterschiedliche Informationsbedürfnisse dokumentieren
- Pilotgruppe für den Start festlegen
Phase 2: Konfiguration (1-2 Wochen)
Widget-Auswahl und Setup
- Passende Widget-Vorlage wählen
- Design an Corporate Identity anpassen
- Datenquellen anbinden
Integration vorbereiten
- Staffbase-Umgebung konfigurieren
- Microsoft 365-Verbindungen herstellen
- Berechtigungen einrichten
Phase 3: Go-Live (1 Woche)
Deployment und Training
- Widgets in Staffbase aktivieren
- Redaktionsteam schulen (in der Regel 2-3 Stunden)
- Erste Inhalte gemeinsam publizieren
Monitoring und Anpassung
- Nutzungsdaten nach zwei Wochen auswerten
- Feedback von Pilotgruppe einholen
- Widgets auf Basis der Ergebnisse anpassen
Ergebnis: Produktiver Einsatz innerhalb von 4-6 Wochen. Bei einfachen Setups mit ein bis zwei Widgets auch schneller.
Ergebnisse aus Kundenprojekten
Was wir messen konnten
Die folgenden Werte stammen aus Projekten, die wir in den letzten zwei Jahren begleitet haben. Sie sind Erfahrungswerte aus konkreten Einführungen, keine Marktdurchschnitte:
- Intranet-Nutzung stieg deutlich, in einigen Projekten um mehr als ein Drittel, weil die Startseite plötzlich alltagsrelevante Inhalte zeigte.
- Mitarbeitende sparten bei der täglichen Informationssuche merkbar Zeit, weil Kantinenplan, Schichtplan oder Buszeiten direkt in der App verfügbar waren.
- Das Support-Aufkommen zu organisatorischen Fragen (Parkplatz, Kantine, HR-Formulare) ging in mehreren Projekten deutlich zurück.
Was sich schwerer messen lässt, aber auffällt
Redaktionsteams berichten, dass sie schneller auf aktuelle Themen reagieren können. Die Akzeptanz der Staffbase-App steigt, weil Mitarbeitende einen konkreten Grund haben, die App regelmäßig zu öffnen. Und die IT-Abteilung wird nicht mehr für jede Inhaltsänderung gebraucht.
Für wen ist der Widget Builder gedacht?
Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden mit mehreren Standorten oder Hybrid-Modellen, die ihre Staffbase-Plattform besser nutzen wollen. Besonders relevant, wenn Mitarbeitende ohne festen Schreibtisch erreicht werden sollen (Produktion, Außendienst, Filialen).
Bestehende Staffbase-Kunden, die mehr Personalisierung wollen, ohne auf die IT warten zu müssen. Das Redaktionsteam soll eigenständig Inhalte steuern können.
Ein ehrlicher Hinweis: Wenn Sie gerade erst Staffbase einführen, empfehlen wir, zuerst die Basis-Plattform stabil zu betreiben, bevor Sie Widgets ergänzen. Der Widget Builder entfaltet seinen vollen Nutzen auf einer bereits genutzten Plattform.
Erste Schritte
Widget-Galerie durchstöbern und schauen, welche Widgets zu Ihren Anforderungen passen.
Anforderungen sammeln: Welche Informationen fehlen Ihren Mitarbeitenden aktuell auf der Startseite?
Proof of Concept starten: Mit ein bis zwei Widgets anfangen, Pilotgruppe testen lassen, Ergebnisse auswerten.
Demo vereinbaren und den Widget Builder live in Ihrer Staffbase-Umgebung sehen.
Häufige Fragen
F: Benötige ich technische Kenntnisse? A: Nein. Die Widget-Verwaltung ist komplett No-Code. Ihre Redakteure können eigenständig arbeiten.
F: Wie lange dauert die Einrichtung? A: Die initiale Integration dauert 4-6 Wochen. Einzelne Widgets sind in Minuten konfiguriert.
F: Welche Datenquellen werden unterstützt? A: Microsoft 365, SharePoint, HR-Systeme, externe APIs und viele weitere über REST-API.
F: Ist eine Migration von bestehendem Content möglich? A: Ja, wir unterstützen bei der Migration von SharePoint-Inhalten und anderen Quellen.
F: Wie funktioniert das mit dem Datenschutz? A: Alle Daten bleiben in Ihrer Staffbase-Umgebung. DSGVO-konforme Verarbeitung garantiert.
F: Gibt es Support während der Einführung? A: Ja, wir begleiten Sie von der Analyse bis zum Go-Live und darüber hinaus.
Fazit
Staffbase liefert die Plattform. Der JASP Widget Builder macht sie relevant. Was wir in Kundenprojekten gelernt haben: Der Unterschied zwischen einem Intranet, das genutzt wird, und einem, das ignoriert wird, liegt selten an der Technik. Er liegt an der Frage, ob Mitarbeitende auf der Startseite etwas finden, das ihren Arbeitstag betrifft.
Genau dafür haben wir den Widget Builder entwickelt.